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Kommunikation im Homeoffice

Mit diesem Artikel möchte ich an „Wie die Corona-Pandemie den eigenen Arbeitsplatz verändert“ anknüpfen und meine Erfahrungen über die Kommunikation im Homeoffice mit euch teilen.

Die gute Nachricht vorweg: „So viel ändert sich im Vergleich zum Alltag im Büro gar nicht.“ Denn die folgenden Kommunikationsmittel stehen höchstwahrscheinlich unverändert zur Verfügung:

  • E-Mail
  • Ticket-System
  • Telefon
  • Chat
  • Videokonferenz

Was wegfällt, ist das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht und die spontanen Stand-Up-Meetings an der Kaffeemaschine.

Textbasierte Kommunikation

Hierunter lassen sich die Kommunikation via E-Mail, Ticket-System und Chat zusammenfassen. Wer diese Kommunikationsmittel bereits aus dem Büro kennt, für den ändert sich im Homeoffice im Prinzip nichts. Denn diese Werkzeuge werden hier in gleicher Art und Weise verwendet.

Für manche mag der Chat als Kommunikationskanal neu hinzugekommen sein. Die Kommunikation per Chat ist in der Regel etwas schneller als per E-Mail und weiterhin bedeutend langsamer als per Telefon. Zum Teil lässt sich hierüber auch das „Geplapper“ an der Kaffeemaschine abbilden.

Um zumindest ein wenig Ordnung ins Chat-Chaos zu bringen, bieten alle gängigen Werkzeuge die Möglichkeit, Chats in Kanäle, Threads und Unterhaltungen zu untergliedern, welche sich jeweils wiederum verschiedenen Themen zuordnen lassen.

Nun kommt es hin und wieder vor, dass ein zu behandelndes Thema als Ticket oder E-Mail zum Leben erweckt wird. Dann setzt sich die Kommunikation plötzlich im Chat fort. Evtl. telefoniert man auch noch einmal dazu oder diskutiert das Thema in einer Videokonferenz. Am Ende sind die Informationen zum Thema über viele Kommunikationskanäle verteilt und lassen sich nur mit viel Aufwand wieder zusammenführen.

Daher ist mein Rat, versucht Medienbrüche so gut es irgendwie geht zu vermeiden. Erhaltet ihr auf ein Ticket oder eine E-Mail keine Antwort, innerhalb des euch angemessen erscheinenden Zeitraums, ist es legitim, per Telefon oder Chat nachzufragen, ob man von dem Ticket bzw. der E-Mail bereits Kenntnis erlangt hat. Die eigentliche Kommunikation sollte jedoch im ursprünglichen Medium zu Ende geführt werden.

Bedenkt, dass ihr dem Empfänger einer Nachricht auch Zeit zum Lesen, Denken und Handeln lassen müsst. Eine E-Mail zu versenden und den Empfänger 5 Minuten später per Anruf oder Chat-Attacke zu fragen, ob dieser die E-Mail schon gelesen und bearbeitet hat, gehört sich nicht. Und zwar unabhängig davon, ob man im Büro oder im Homeoffice sitzt.

Wir benutzen bei uns Rocket.Chat. Die Threads sind ein Alptraum, doch davon ab lässt es sich ganz gut damit leben. Welche Chat-Software ist bei euch im Einsatz und wie zufrieden seid ihr damit?

Telefon- und Videokonferenzen

Ich wünschte, ich hätte rechtzeitig Aktien der großen Anbieter von Videokonferenz-Anwendungen gekauft. Denn diese erleben in Zeiten der Corona-Pandemie einen Zulauf wie vermutlich selten zuvor.

Für uns steht seit längerem der Dienst DFNconf zur Verfügung. Da die deutschen Universitäten und Hochschulen verstärkt auf diesen zugreifen, hat dieser Dienst zuletzt seine Lastgrenze erreicht und ist zu Peak-Zeiten (ca. 9-11 Uhr und 13-17 Uhr) kaum nutzbar. Als Alternativen stehen uns seit kurzer Zeit nun auch Skype for Business und Zoom zur Verfügung. Besonders letzteres hat sich bisher durch Stabilität, Qualität und Einfachheit in der Benutzung bewährt.

Die genannten Anwendungen mögen dabei weder die Besten noch die Schönsten sein. Doch konnten sie schnell zur Nutzung bereitgestellt werden und funktionieren. Mal schauen, ob uns diese Anwendungen auch nach der Krise erhalten bleiben oder ob dann ein Wechsel auf eine andere Anwendung bevorsteht.

Tipp 1: Ein Headset muss nicht teuer sein und ist sein Gewicht in Gold wert. Es steigert die Sprachqualität in Videokonferenzen häufig signifikant.

Tipp 2: Wenn ihr an einer Videokonferenz teilnehmt und gerade nichts zu sagen habt, schaltet euer Mikrofon auf stumm. Nebengeräusche wie der Kriegsschrei der Kinder, Husten, Niesen oder der Rasenmäher des Nachbarn sind nur beim ersten Mal amüsant. Danach stören und verzögern sie eine Konferenz nur unnötig.

Doch gibt es ja noch zig weitere Anwendungen in diesem Bereich. Was nutzt ihr? Wo seht ihr Stärken und Schwächen der unterschiedlichen Anwendungen?

Last but not least ist dort ja auch noch das klassische Telefon. Da bis vor kurzem noch nicht abzusehen war, dass plötzlich ein Großteil der Belegschaft ins Homeoffice verlegt wird, verfügen wir bisher über keine Soft-Clients oder ähnliches, um von daheim so telefonieren zu können, als wären wir im Büro. Wir haben statt dessen Rufumleitungen von der Dienstnummer auf ein privates Endgerät eingerichtet. So ist die telefonische Erreichbarkeit sichergestellt. Ich selbst muss so gut wie nie heraustelefonieren. Für den Fall, dass dies doch einmal vorkommt, wähle ich mit unterdrückter Rufnummer. Damit schütze ich mich davor, dass mich wie früher plötzlich wieder dienstliche Anrufe nach Feierabend auf meiner privaten Nummer erreichen. Auch das geht in meinen Augen gar nicht.

Fazit

Alles in allem fühle ich mich gut gerüstet, um im Homeoffice mit den Kolleg*innen kommunizieren zu können. Hier und da hakt es noch manchmal ein wenig, doch ich bin guter Hoffnung, dass sich das noch einschleifen wird.

Ich wünsche euch, dass euch die passenden Kommunikationswerkzeuge zur Verfügung stehen, um auch im Homeoffice effektiv und effizient kommunizieren und arbeiten zu können.

Wie die Corona-Pandemie den eigenen Arbeitsplatz verändert

Für viele Arbeitnehmer*innen hat sich der Arbeitsplatz in den vergangenen Tagen drastisch verändert. Statt die tägliche Arbeitsleistung in der Firma, der Dienststelle oder dem Büro zu erbringen, ist nun Telearbeit, auch Homeoffice genannt, angesagt.

Seit Mitte März arbeite auch ich von daheim. An dieser Stelle möchte ich meine Erfahrungen mit euch teilen.

Doch zuerst möchte ich mich noch einmal ganz herzlich bei meinen Kollegen und Kolleginnen aus der Abteilung Desktop Services bedanken. Diese haben unter großer Anstrengung dafür gesorgt, dass wir kurzfristig mit adäquatem Arbeitsgerät ausgestattet wurden, um die nächsten Tage, Wochen oder sogar Monate von zu Hause aus arbeiten zu können. Vielen Dank!

Von daheim zu arbeiten ist für viele Kolleg*innen und mich eine völlig neue Situation. Stand die Möglichkeit der Telearbeit in der Vergangenheit doch nicht allen Mitarbeiter*innen offen und wurde nur genehmigt, wenn bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt waren. Hinzukommt, dass plötzlich alles ganz schnell ging und kaum Zeit blieb, um eine Organisation mit mehreren tausend Beschäftigten geordnet und geregelt auf Telearbeit umzustellen. Meiner persönlichen Erfahrung nach hat es dennoch gut geklappt. Und so berichte ich nun aus meinem Arbeitszimmer.

Mein Arbeitsplatz bzw. mein Arbeitszimmer

Glücklich ist, wer ein Arbeitszimmer hat. Denn hier findet sich nicht nur entsprechendes Mobiliar und Platz für die notwendigen Arbeitsmittel. Es hilft mir auch dabei, Berufliches und Privates voneinander zu trennen.

So habe ich eine Arbeitsfläche auf meinem Schreibtisch von meinen Bastel-Projekten befreit und dort die Gerätschaften aufgebaut, die mein Arbeitgeber mir mitgegeben hat (außer dem Baby-Yoda, den meine Frau gehäkelt hat und der schicken R61-USB-Tastatur, das ist meine :D )

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Bild meines aktuellen Arbeitsplatzes

Ich habe den Platz so eingerichtet, dass von außen einfallendes Licht nicht blendet, ich jedoch gleichzeitig nicht im Dunkeln sitzen muss. Das künstliche Licht leuchtet das Arbeitszimmer bei Bedarf gleichmäßig aus, ohne zu blenden oder ungünstige Schatten auf meinen Arbeitsplatz zu werfen. So lässt es sich gut arbeiten, ohne allzu schnell zu ermüden.

Im Zusammenhang mit einem häuslichen Arbeitszimmer stellt sich oft die Frage, ob dieses steuerlich absetzbar ist. Diese Frage kann ich euch leider nicht beantworten. Ich habe hier ein paar Links zusammengesucht, welche eine erste Orientierung bieten können. Weitere Hilfe bieten die Steuerberater*innen und Lohnsteuerhilfevereine.

Rituale helfen, Beruf und Privatleben zu trennen

Vor dem Wechsel ins Homeoffice hatte ich ca. 40 Minuten Fahrtzeit mit dem Auto von der Dienststelle nach Hause. Zeit genug, um abzuschalten. Jetzt beträgt die einfache Wegstrecke zur virtuellen Dienststelle ca. 2,5 Meter.

Um nun dennoch möglichst schnell abschalten und ins Privatleben wechseln zu können, habe ich mir ein paar einfache Rituale angewöhnt, die mir helfen, mir Beginn und Ende meiner Arbeit bewusst zu machen.

Dazu gehört, dass ich jeden Morgen zum Arbeitsbeginn die Jalousie im Arbeitszimmer hochziehe, das Fenster zum Lüften öffne und mir ein frisches Glas mit Wasser zurecht stelle. Erst dann schalte ich das Notebook ein und beginne meinen Tag damit, dass ich meine Kolleg*innen in unserem Teamchat grüße und ihnen einen schönen Tag wünsche.

Zum Feierabend hin ist der Ablauf sehr ähnlich. Ich verabschiede mich aus dem Teamchat, beende die Verbindungen zu den Systemen, mit denen ich den Tag über gearbeitet habe, fahre das Notebook herunter, schließe die Jalousie des Arbeitszimmers, räume Gläser, Tassen und leere Flaschen ab und ziehe beim Verlassen des Arbeitszimmers die Tür hinter mir zu. Dies alles sind nur kleine und unscheinbare Tätigkeiten, doch helfen sie mir dabei, Beginn und Ende der Arbeit bewusst wahrzunehmen.

Rituale können besonders dann wichtig sein, wenn man kein separates Arbeitszimmer besitzt, bei dem man die Tür hinter sich zuziehen kann. Zum Beispiel, wenn der Arbeitsplatz in der Ecke des Wohnzimmers oder am Esszimmertisch existiert.

Schlussworte

Bisher empfinde ich die Arbeit von daheim als angenehm. ich kann weitgehend ungestört von äußeren Einflüssen arbeiten und der lange Arbeitsweg entfällt. So kann ich weniger Zeit auf der Straße und mehr Zeit mit meiner Familie verbringen.

Wie sieht es bei euch im Homeoffice aus? Besitzt ihr ein Arbeitszimmer oder wie habt ihr euch eingerichtet? Habt ihr ebenfalls Rituale rund um das Homeoffice? Wenn ja, wie sehen diese aus? Teilt eure Erfahrungen und Tipps gerne unten in den Kommentaren.