Kommunikation im Homeoffice

Mit diesem Artikel möchte ich an „Wie die Corona-Pandemie den eigenen Arbeitsplatz verändert“ anknüpfen und meine Erfahrungen über die Kommunikation im Homeoffice mit euch teilen.

Die gute Nachricht vorweg: „So viel ändert sich im Vergleich zum Alltag im Büro gar nicht.“ Denn die folgenden Kommunikationsmittel stehen höchstwahrscheinlich unverändert zur Verfügung:

  • E-Mail
  • Ticket-System
  • Telefon
  • Chat
  • Videokonferenz

Was wegfällt, ist das persönliche Gespräch von Angesicht zu Angesicht und die spontanen Stand-Up-Meetings an der Kaffeemaschine.

Textbasierte Kommunikation

Hierunter lassen sich die Kommunikation via E-Mail, Ticket-System und Chat zusammenfassen. Wer diese Kommunikationsmittel bereits aus dem Büro kennt, für den ändert sich im Homeoffice im Prinzip nichts. Denn diese Werkzeuge werden hier in gleicher Art und Weise verwendet.

Für manche mag der Chat als Kommunikationskanal neu hinzugekommen sein. Die Kommunikation per Chat ist in der Regel etwas schneller als per E-Mail und weiterhin bedeutend langsamer als per Telefon. Zum Teil lässt sich hierüber auch das „Geplapper“ an der Kaffeemaschine abbilden.

Um zumindest ein wenig Ordnung ins Chat-Chaos zu bringen, bieten alle gängigen Werkzeuge die Möglichkeit, Chats in Kanäle, Threads und Unterhaltungen zu untergliedern, welche sich jeweils wiederum verschiedenen Themen zuordnen lassen.

Nun kommt es hin und wieder vor, dass ein zu behandelndes Thema als Ticket oder E-Mail zum Leben erweckt wird. Dann setzt sich die Kommunikation plötzlich im Chat fort. Evtl. telefoniert man auch noch einmal dazu oder diskutiert das Thema in einer Videokonferenz. Am Ende sind die Informationen zum Thema über viele Kommunikationskanäle verteilt und lassen sich nur mit viel Aufwand wieder zusammenführen.

Daher ist mein Rat, versucht Medienbrüche so gut es irgendwie geht zu vermeiden. Erhaltet ihr auf ein Ticket oder eine E-Mail keine Antwort, innerhalb des euch angemessen erscheinenden Zeitraums, ist es legitim, per Telefon oder Chat nachzufragen, ob man von dem Ticket bzw. der E-Mail bereits Kenntnis erlangt hat. Die eigentliche Kommunikation sollte jedoch im ursprünglichen Medium zu Ende geführt werden.

Bedenkt, dass ihr dem Empfänger einer Nachricht auch Zeit zum Lesen, Denken und Handeln lassen müsst. Eine E-Mail zu versenden und den Empfänger 5 Minuten später per Anruf oder Chat-Attacke zu fragen, ob dieser die E-Mail schon gelesen und bearbeitet hat, gehört sich nicht. Und zwar unabhängig davon, ob man im Büro oder im Homeoffice sitzt.

Wir benutzen bei uns Rocket.Chat. Die Threads sind ein Alptraum, doch davon ab lässt es sich ganz gut damit leben. Welche Chat-Software ist bei euch im Einsatz und wie zufrieden seid ihr damit?

Telefon- und Videokonferenzen

Ich wünschte, ich hätte rechtzeitig Aktien der großen Anbieter von Videokonferenz-Anwendungen gekauft. Denn diese erleben in Zeiten der Corona-Pandemie einen Zulauf wie vermutlich selten zuvor.

Für uns steht seit längerem der Dienst DFNconf zur Verfügung. Da die deutschen Universitäten und Hochschulen verstärkt auf diesen zugreifen, hat dieser Dienst zuletzt seine Lastgrenze erreicht und ist zu Peak-Zeiten (ca. 9-11 Uhr und 13-17 Uhr) kaum nutzbar. Als Alternativen stehen uns seit kurzer Zeit nun auch Skype for Business und Zoom zur Verfügung. Besonders letzteres hat sich bisher durch Stabilität, Qualität und Einfachheit in der Benutzung bewährt.

Die genannten Anwendungen mögen dabei weder die Besten noch die Schönsten sein. Doch konnten sie schnell zur Nutzung bereitgestellt werden und funktionieren. Mal schauen, ob uns diese Anwendungen auch nach der Krise erhalten bleiben oder ob dann ein Wechsel auf eine andere Anwendung bevorsteht.

Tipp 1: Ein Headset muss nicht teuer sein und ist sein Gewicht in Gold wert. Es steigert die Sprachqualität in Videokonferenzen häufig signifikant.

Tipp 2: Wenn ihr an einer Videokonferenz teilnehmt und gerade nichts zu sagen habt, schaltet euer Mikrofon auf stumm. Nebengeräusche wie der Kriegsschrei der Kinder, Husten, Niesen oder der Rasenmäher des Nachbarn sind nur beim ersten Mal amüsant. Danach stören und verzögern sie eine Konferenz nur unnötig.

Doch gibt es ja noch zig weitere Anwendungen in diesem Bereich. Was nutzt ihr? Wo seht ihr Stärken und Schwächen der unterschiedlichen Anwendungen?

Last but not least ist dort ja auch noch das klassische Telefon. Da bis vor kurzem noch nicht abzusehen war, dass plötzlich ein Großteil der Belegschaft ins Homeoffice verlegt wird, verfügen wir bisher über keine Soft-Clients oder ähnliches, um von daheim so telefonieren zu können, als wären wir im Büro. Wir haben statt dessen Rufumleitungen von der Dienstnummer auf ein privates Endgerät eingerichtet. So ist die telefonische Erreichbarkeit sichergestellt. Ich selbst muss so gut wie nie heraustelefonieren. Für den Fall, dass dies doch einmal vorkommt, wähle ich mit unterdrückter Rufnummer. Damit schütze ich mich davor, dass mich wie früher plötzlich wieder dienstliche Anrufe nach Feierabend auf meiner privaten Nummer erreichen. Auch das geht in meinen Augen gar nicht.

Fazit

Alles in allem fühle ich mich gut gerüstet, um im Homeoffice mit den Kolleg*innen kommunizieren zu können. Hier und da hakt es noch manchmal ein wenig, doch ich bin guter Hoffnung, dass sich das noch einschleifen wird.

Ich wünsche euch, dass euch die passenden Kommunikationswerkzeuge zur Verfügung stehen, um auch im Homeoffice effektiv und effizient kommunizieren und arbeiten zu können.

9 Gedanken zu „Kommunikation im Homeoffice

  1. tuxflo

    Bei uns kommt neben E-Mail ein selbstgehosteter Marix Server zum Einsatz und für Konferenzen sind wir kurz vor der Krise von Jitsi auf Zoom umgestiegen. Unter den Entwicklkern wird auch manchmal die Funktion „Live Share“ von VSCode (VSCodium) verwendet. Läuft alles soweit ganz gut, ich vermisse die 2h Arbeitsweg (Hin und Rück) nicht.

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    1. Jörg Kastning Beitragsautor

      Hallo tuxflo,

      was war für euch der Grund von Jitsi auf Zoom zu wechseln? Habt ihr Jitsi selbst gehostet und betrieben? Oder habt ihr es über einen Anbieter als Service genutzt?

      Viele Grüße
      Jörg

      Antworten
  2. axt

    > Die Kommunikation per Chat ist in der Regel etwas schneller als per E-Mail

    …wenn man als Admin nicht ewig lange auf eine simple Antwort bspw. auf eine klare Frage zum Fehlerbild warten müßte (RAS wie Dameware bietet auch eine Chat-Funktion). Man kann geradezu vor dem geistigen Auge sehen, wie der User erschreckt, daß da plötzlich Buchstaben kommen. Und da sind das nun schon Lehr- und Verwaltungskräfte (von denen nicht wenige überfordert sind, wenn ein Icon nicht am gewohnten Platz ist), keine Landarbeiter.

    Dabei lasse ich den sonstigen CI- und Förmlichkeitsquatsch schon weg.

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  3. Thoys

    Hallo zusammen,

    wir nutzen in der Schule ein selbst gehostets Moodle als Lernplattform. Die Schüler haben zumeiste noch Gruppen in einem Messenger (zum Glück nur eine Klasse mit Whatsapp).

    Aber am Videosystem haben wir unser Ziel noch lange nicht erreicht. Mit meet.jit.si hatten wir eine Videokonferenz, also ein paar von uns, die anderen sind rausgeflogen, der Ton war immer mal weg usw.
    Zoom und Meets kommt bisher nicht in Frage, da ich viele Artikel über den Datenschutz von Zoom gelesen habe. Und Microsoft muss ja auch nicht unterstützt werden.

    Aber, wenn ich nicht bald ein gutes System finde, werde ich auch in den proprietären Systemen mal auf die Suceh gehen. Kennt noch jemand eine freie Alternative zu Jitsi?

    Zuerst werde ich mal schauen, was Adobe da bieten kann. Die haben ja auch so etwas, wie ein virtual classroom usw. Denn lieber bezahle ich Adobe mit Geld, also zoom mit Daten.

    Grüße

    Thoys

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  4. axt

    > Mit meet.jit.si hatten wir eine Videokonferenz, also ein paar von uns, die anderen sind rausgeflogen, der Ton war immer mal weg usw.

    Oder gar nicht erst mehr als 2 vollständig in einen Raum gekommen, sprich Chat funktioniert noch, Bildübertragung der weiteren User nicht.

    Typisch in Firmen, Schulen etc. mit halbwegs abgedichtetem System und diesbzgl. alles über 1 IP nach draußen. So muß man bei einem Proxy auch erstmal ‚rausfinden, was bei einem jeweiligen Jitsi-Server zu öffnen ist (man gibt ja nur frei, was unbedingt muß). Bspw. bei Clearswift geht das ganz gut, aber gemacht werden muß es.

    Für den Datenschutz (auf dem jeweiligen Jitsi-Server wird temporär entschlüsselt und kann entsprechend mitgelesen werden) ist es auch äußerst sinnvoll, einen eigenen Jitsi-Server zu installieren, damit Firmeninterna nicht nach außen dringt.

    Und MA muß eingeschärft werden, daß sie für den Raum ein PW setzen müssen. Anderenfalls passiert schnell sowas.

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    1. Jörg Kastning Beitragsautor

      Wenn die Sitzungen bei Jitsi ebenfalls temporär entschlüsselt werden, entsteht ein Mehrwert gegenüber Zoom meiner Meinung nach wirklich nur, wenn man den Dienst selbst hosten kann. Zumindest würde ich Betreibern von Jitsi-Servern, die ich nicht persönlich kenne, keinen automatischen Vertrauensvorschuss gewähren.

      Der DFN-Verein hat in der vergangenen Woche noch verkündet, bei Lizenzen und Hardware für den Dienst DFNconf nachgelegt zu haben. Ich werde dem Dienst in dieser Woche mal wieder eine Chance geben und sehen, ob er nun (wieder) stabil nutzbar ist.

      Wie gesagt ist Zoom nicht meine Lieblingsanwendung. Ich muss dem Dienst jedoch zugestehen, dass er einfach zu benutzen ist und gut funktioniert. Zumindest sind mir bisher noch keine größeren Probleme zu Ohren gekommen.

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  5. axt

    Btw., merkwürdige Automatiken hier. „eigene“ wird grundfalsch „ei-gene“ getrennt, Apostrophe werden zu Kommata…aber erst nach dem Senden.

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    1. Jörg Kastning Beitragsautor

      Danke für den Hinweis.

      Das die Worttrennung manchmal seltsame Stilblüten treibt, ist mir auch schonmal aufgefallen. Die Sache mit den Apostroph behalte ich mal im Auge. Ich bezweifle, dass ich da selbst etwas dran machen kann.

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